Je länger ein Meeting dauert, desto unproduktiver erscheint dies. Meetings mit einer längeren Laufzeit lassen die Teilnehmer nicht nur vom Fokus abschweifen. Die Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmer schwindet auch dermaßen, dass diese Meetings weitaus weniger produktiv und ergebnisorientiert verlaufen.
Ein weiterer Vorteil von 45 Minuten Meetings sind Folgemeetings. Meist reiht sich ein Termin an den nächsten. Und wenn wir mal ehrlich sind: Die meisten Meetings werden überzogen und nicht pünktlich zum Abschluss gebracht. Das wiederum führt dazu, dass Teilnehmer zu spät zu anderen Meetings erscheinen. Führt man 45 Minuten Meetings ein, müssen folgende Regeln gelten:
- 45 Minuten Meetings starten zur vollen Stunde
- Meetings enden viertel vor
So haben die Teilnehmer Zeit sich mit Getränken zu versorgen, auf Toilette zu gehen, etwas zu dokumentieren und kommen auch pünktlich ins nächste Meeting.
Doch nicht die Dauer des Meetings entscheidet über dessen Erfolg, sondern die Organisation und Durchführung.
Die Meeting-Agenda
Warum eine Agenda sinnvoll ist
Ich kann gar nicht sagen wie häufig ich Termine für Meetings eingestellt bekomme, die keine Agenda enthalten. Und damit bin ich sicherlich nicht alleine. Doch genau die Agenda trägt mit zum Erfolg des Meetings in seiner Durchführung bei. Je weniger Informationen die Meeting-Teilnehmer mit der Termin-Einladung erhalten, desto
- weniger können sich die Teilnehmer auf das Thema vorbereiten.
- mehr, oftmals längere und unnötige Diskussionen entstehen.
- mehr schweift man vom Thema ab.
- weniger erreicht man das Ziel, welches man mit dem Meeting verfolgt.
- wahrscheinlicher sind Folgemeetings.
Agenda erstellen
Ein Meeting sollte immer eine Agenda beinhalten. So wird der Besprechung mit anderen Teilnehmern eine klare Struktur vorgegeben, die hilft sich auf das Meeting vorzubereiten. Der Aufbau einer Agenda kann beispielsweise wie folgt aussehen:
Agenda:
- Begrüßung
- Vorstellungsrunde (meist in Verbindung mit externen Geschäftspartnern)
- Themen (inklusive Erwartungen und Zielsetzung)
- Ergebnisse
- Nächste Schritte
Auch Dokumente sind gerne als Dateianhang gerne gesehen. Das gibt den Teilnehmer auch die Möglichkeit die Dokumente bereits im Vorfeld zu sichten, sofern man sie dazu auffordert.
Meeting Moderation
Nichts ist schlimmer, als nicht moderierte Meetings. Ein Meeting braucht Strukturen, Regeln und einen Moderator, der dies nachhält. Und Moderator eines Meetings ist üblicherweise derjenige, der das Meeting eingestellt hat. Die Rolle kann selbstverständlich auch an eine andere Person übertragen werden. Diese sollte jedoch fachlich und thematisch nicht eingebunden sein, um neutral agieren zu können.
Meeting Durchführung
Sofern die zum Meeting eingeladenen Teilnehmer den Meeting-Regeln nachgekommen und pünktlich erschienen sind, kann das Meeting auch gleich starten. Tatsächlich empfehle ich hier nicht auf die Teilnehmer zu warten, sondern gleich zu beginnen. Warum? Bei einer Meeting-Dauer von 45 Minuten und einem durchgetakteten Zeitplan fehlen diese 5 Minuten. Entweder man erzieht die Meeting-Teilnehmer zur Punktlichkeit, oder sie tanzen einem auf der Nase herum und machen was sie wollen.
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Teilnehmer begrüßen
Die Teilnehmer zu begrüßen gehört nicht nur bei Meetings mit externen zum guten Ton. Mit der Begrüßung der Teilnehmer wird auch gleichzeitig ein Abgleich anwesender und abwesender Teilnehmer für das im Nachgang zusammengestellte Protokoll zusammengestellt. Kennen sich die Teilnehmer persönlich noch nicht, ist eine kurze Vorstellungsrunde direkt zur Begrüßung angebracht.
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Agenda vorstellen
Das Vorstellen der Agenda hilft den Teilnehmern sich thematisch darauf zu fokussieren. Idealerweise definiert man für die einzelnen Themen der Agenda eine Zeitdauer. Das hilft oftmals, um Teilnehmer nicht abdriften zu lassen. Vor allem dient das Timeboxing jedoch dazu, die einzelnen Themen der Agenda innerhalb der vorgegebenen Zeit zu bearbeiten. Auch ist es an dieser Stelle sinnvoll die Erwartungen und Ziele anzusprechen, welche man bestrebt ist in diesem Meeting zu erreichen.
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Themen bearbeiten
Nun geht es an die eigentlichen Themen innerhalb der Agenda. Um die Zeiten für die einzelnen Themenblöcke im Blick zu behalten, sollte man einen Timer einblenden, beispielsweise über die Website https://vclock.com. Als Organisator rückt man bei Besprechungen in die Rolle des Moderators. Keinesfalls sollte man hier das Ruder aus der Hand geben und die Teilnehmer machen lassen. Am Ende ist die Zeit um und das Meeting verlief nicht zufriedenstellend. Stellt man fest, dass es zu einem der Themen auf der Agenda weitaus mehr Rede- und Diskussionsbedarf besteht, sollte man dieses Thema ausklammern und in einem gesonderten Termin betrachten. Auch zu sehr ins Detail zu gehen ist bei manchen Themen nicht zielführend, da man sich sonst in diesen Details verliert.
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Ergebnisse zusammenfassen
Idealerweise werden die Ergebnisse nicht erst im Nachgang, sondern bereits während die einzelnen Themen besprochen wurden, zusammengefasst. So kann man gegen Ende des Meetings auf eine Zusammenfassung der Ergebnisse blicken und diese nochmals durch die Teilnehmer bestätigen lassen.
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Nächste Schritte festlegen
Die nächsten zu klärenden Schritte werden am Ende des Meetings festgehalten. Hierzu zählt sowohl das Organisieren von Folgeterminen, zu erledigende Aufgaben mit einer Person und einem Datum zu benennen, als auch die als nächstes anstehenden Themen zusammenzutragen.
Nachbereitung
Nach dem Meeting sollte man als Moderator des Meetings zeitnah eine Zusammenfassung erstellen und in Form eines Meeting-Protokolls den Teilnehmern zur Verfügung stellen. Oftmals werden Meeting-Protokolle heutzutage in Collaboration-Anwendungen wie Confluence festgehalten und die Teilnehmer darüber benachrichtigt. Doch auch das klassische E-Mail Protokoll findet weiterhin Verwendung.
Neben der Zusammenfassung der Ergebnisse und den nächsten Schritten, gehören auch die ToDos, die in der Besprechung identifiziert wurden, festgehalten.
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